1. Rekisterin pitäjä
Akaan Vanhempienverkosto ry, Sorvarintie 6, 37830 Akaa.
2. Yhteyshenkilö
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö hallinto(at)akaanvanhemmat.fi
3. Rekisterin nimi
Akaan Vanhempienverkosto ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri
4. Tietojen käsittelyn tarkoitus – miksi tietoa kerätään
Yhdistyksellä on lakiin perustuva velvoite pitää yllä jäsenrekisteriä. Henkilötietojen käsittely
perustuu henkilön itsensä antamaan suostumukseen. Jäsenrekisterin avulla pidämme yhteyttä
jäseniimme ja tiedotamme yhdistyksen toiminnasta.
Tietoja kerätään, jotta jäsenyhteisöjen ja yhteyshenkilöiden sekä jäsenten henkilötietoja voidaan
hallinnoida ajantasaisesti jäsenyyden aikana, lisäksi tietoja kerätään jäsenyyden ylläpitämiseen ja
kehittämiseen sekä tutkimustoimintaan ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation
hallintaan. Käyttötarkoitus pitää sisällään tarkemmin mm. jäsenviestintää ja kyselyitä.
Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on Akaan Vanhempienverkoston toimintaan kiinteästi liittyvien
sidosryhmien informoiminen, palvelu ja muu yhteydenpito sekä yhdistyksen oman toiminnan
seuraaminen ja kehittäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää hankkeiden toteuttamiseen,
viestintään, vaikuttamistyöhön, koulutuksista ja tapahtumista viestimiseen sekä selvityksiin ja
kyselyihin.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Uuden jäsenen kohdalla kerättävät tiedot:
Henkilön/jäsenyhteisön nimi, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite,
postitoimipaikka, postinumero sekä vanhempaintoimijan koulu/päiväkoti.
6. Tietolähteet
Tiedot tulevat suoraan jäseneksi liittyvältä henkilöltä sähköpostilla tai erillisellä jäsenlomakkeella.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA- alueen ulkopuolelle Emme
luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn lupaa. Emme siirrä tietoja
EU/ETA-maiden ulkopuolelle.
8. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Akaan Vanhempienverkosto pitää henkilötiedot turvassa käyttäjätunnusten ja salasanojen sekä
palomuurin avulla.
Henkilötietojen käyttöön on nimetty yhdistyksen hallituksessa jäsenvastaava. Hänen lisäkseen
ainoastaan hallituksen puheenjohtajalla ja sihteerillä on oikeudet tutkia ja käsitellä jäsentietoja.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö
huomioon ottaen.
Tiedot poistetaan välittömästi, kun Akaan Vanhempienverkostolla ei enää ole yhteyttä
rekisteröityyn eikä tarvetta säilyttää henkilötietoja tai jos rekisteröity pyytää tietojen poistamista.
Rekisterin ajantasaisuus tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.
9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa sekä muuttaa/täydentää niitä ja/ tai pyytää poistamaan tietonsa jäsenrekisteristä. Tietojen poistaminen tapahtuu kirjallisella
ilmoituksella.
Rekisterinpitäjä pyytää tarvittaessa rekisteröityä täsmentämään pyyntöään. Rekisteröidyn
henkilöllisyys varmennetaan ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskien oikeus tehdä valitus
tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
11. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tämän selosteen 2. kohdassa mainitulle yhteyshenkilölle.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Tietosuojaselosteeseen kirjataan päivämäärä, jolloin muutos on tehty. Tietosuojaselosteen
päivitetty versio on aina nähtävillä yhdistyksen nettisivuilla ja muutoksesta lähetetään tarvittaessa
jäsenille tieto myös sähköpostitse.
Akaan Vanhempienverkosto ry:n hallitus on hyväksynyt ja päivittänyt tämän tietosuojaselosteen
11.11.2020.