1. Rekisterin pitäjä
Akaan Vanhemmat ry
2720284-1
2. Yhteyshenkilö Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Susanne Ekola (puheenjohtaja)
hallinto@akaanvanhemmat.fi
3. Rekisterin nimi
Akaan Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja käyttötarkoitus
Yhdistys käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti lakisääteisen velvoitteen perusteella ylläpitää jäsenrekisteriä sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella jäsenyyden hallintaan, jäsenviestintään ja yhdistyksen toiminnan kehittämiseen.
Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä rekisteröidyn suostumukseen perustuen esimerkiksi sellaiseen viestintään tai kyselyihin, joihin suostumus on erikseen pyydetty.
Sidosryhmien henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja/tai sopimussuhteen perusteella yhteydenpitoa, yhteistyötä sekä toiminnan suunnittelua ja toteutusta varten.
Henkilötietoja käytetään jäsen- ja sidosryhmäviestintään, tapahtumien ja koulutusten tiedottamiseen, hankkeiden toteuttamiseen, vaikuttamistyöhön sekä kyselyihin ja selvityksiin.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Akaan Vanhemmat ry:n henkilöjäsenten, jäsenyhdistysten ja sidosryhmien yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja yhteistyöhön liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
henkilöjäsenen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kotikunta.- Jäsenyhdistyksen tai sidosryhmän nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Päiväkodin, koulun tai oppilaitoksen (jonka yhteydessä yhdistys toimii) yhteystiedot.
- Puheenjohtajan/ sihteerin/ hallituksen jäsenen/ muun luottamushenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Sidosryhmän yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite.
- Jäsensuhdetta tai sidosryhmää koskevia tietoja kuten yhteydenotot, tapahtumat ja palautteet.
6. Säännönmukaiset Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään Akaan Vanhemmat ry:n sähköisellä jäsenlomakkeella, sähköpostilla tai puhelimella.
Lisäksi tietojen lähteenä ja tietojen päivittämisessä käytetään sidosryhmien verkkosivuja sekä yritys- ja henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavia viranomaisia ja yrityksiä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA- alueen ulkopuolelle
Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn lupaa. Emme siirrä tietoja EU/ETA-maiden ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Akaan Vanhemmat ry:n sähköiseen rekisteriin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla hallitukseen kuuluvilla toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen jäsen- tai sidosryhmäsuhteen hoitamiseen liittyviin tehtäviin.
Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta vähintään vuosittain sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.
Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötiedot poistetaan, ellei tietojen säilyttämiselle ole lakisääteistä velvoitetta tai muuta oikeusperustetta.
Rekisterin ajantasaisuus tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.
10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot sekä oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista ja tietojen poistamista.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä sekä pyytää käsittelyn rajoittamista ja oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen siltä osin kuin käsittely perustuu sovellettavaan oikeusperusteeseen.
Rekisteröity voi esittää oikeuksiensa käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja ja varmentaa rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen hallinto@akaanvanhemmat.fi
13. Muutokset tietosuojaselosteeseen ja päivittäminen
Tietosuojaselosteeseen kirjataan päivämäärä, jolloin muutos on tehty. Tietosuojaselosteen päivitetty versio on aina nähtävillä yhdistyksen nettisivuilla ja muutoksesta lähetetään tarvittaessa jäsenille tieto myös sähköpostitse. Akaan Vanhemmat ry:n hallitus on hyväksynyt ja päivittänyt tämän tietosuojaselosteen 31.3.2026 (1. versio hyväksytty 11.11.2020).